Financeiro e nota fiscal
Como criar a mensalidade que se cobra sozinha todo mês e ver quem pagouEm Assinaturas, a lista mostra o plano, o ciclo, a próxima cobrança e os últimos pagamentos em bolinhas (em dia ou atrasado). A ficha da assinatura mostra o ano inteiro: o que foi pago, o que venceu e o que vem. Registrar pagamento já traz o mês em atraso marcado: confira a forma, a data e a conta, e a assinatura volta a ficar em dia, com a fatura paga no Financeiro. Editar troca o plano, ajusta o valor, pausa ou desativa.Como acompanhar o caixa da empresaEm Saldos: quanto tem hoje e em que conta (Distribuição dos saldos), o gráfico do saldo com a previsão tracejada, o que entra e sai nos próximos 7 dias e o Pede atenção. Em Movimentações, cada linha é dinheiro entrando ou saindo, com a conta, a forma e o estado; a busca e o período acham o lançamento, e Conferir escolhe a conta do plano para o resultado do mês fechar certo.Como importar o extrato do banco e conciliarEm Movimentações › Conciliação, cada movimento do extrato precisa ter o seu lançamento. Sem banco conectado, Importar extrato sobe o OFX ou CSV do banco: o VOS reconhece a conta e mostra as linhas novas, e as transações chegam casadas com o porquê. Conciliar dá a baixa na fatura com a data e a conta do banco; as sugestões fortes se confirmam de uma vez; o que não tem par (uma tarifa) se lança na hora com a conta do plano.Como registrar uma conta e dar baixa quando pagarEm Contas a pagar, Nova despesa: o título e a descrição, quem recebe (o fornecedor fica salvo), a conta do plano (que separa aluguel de imposto no resultado), o valor e o vencimento. A conta aparece na lista do mês em aberto; no dia, ações da linha › Pagar: confira a forma e a conta de onde o dinheiro saiu e confirme. A saída já aparece nas Movimentações.Como dar baixa quando o cliente paga (registrar o recebimento)Em Contas a receber, cada linha é uma fatura, com a origem; toda fatura nasce de uma venda, por isso o botão é Nova venda. O status diz se está em aberto, recebida ou vencida, e a aba Inadimplência junta quem está devendo. Quando o cliente paga, ações da linha › Receber: como recebeu, em qual conta entrou e a data. A entrada já aparece nas Movimentações e no Saldo.Como ver quanto entrou no mês e quanto vai entrar nos próximos mesesFluxo de caixa mostra o saldo inicial, o que entrou, o que saiu e onde o mês termina. No gráfico, o realizado vem em cor cheia e o previsto (faturas e contas que ainda vão vencer) em tracejado; dá para ver por dia, semana ou mês. O Fluxo é sempre pelo caixa. A aba Resultado vai da receita bruta ao lucro, comparando com o mês anterior; cada linha abre e mostra de onde veio o número, e o VOS avisa se falta classificar algum lançamento.Como emitir a nota fiscal da venda: NF-e, cupom no balcão (NFC-e) e nota da mensalidadeA venda com Emitir nota fiscal marcado gera a nota sozinha, no momento escolhido em Impostos. Venda que ficou sem nota: em Notas fiscais, Emitir › De uma venda mostra as vendas sem nota (busca por cliente, número ou valor). Marque a venda e o VOS sugere o documento certo (sem CPF, cupom fiscal) e confere se falta algum dado antes de emitir. Autorizada, a nota fica na lista com DANFE e XML.Como resolver na Conciliação os casos que não batem sozinhosNa Conciliação, os casos difíceis: Pix sem nome (Buscar título acha a fatura de mesmo valor), um Pix pagando duas faturas (marque as duas e a soma fecha), uma fatura paga em dois Pix (fica parcial até o segundo), depósito do caixa (é transferência entre contas), gasto pessoal na conta da empresa (Não é da empresa, vai para Retirada de sócio) e tarifa do banco (lance em Tarifas bancárias e marque Criar regra automática).Como evitar nota recusada: o que configurar uma vez e o que completar antes de emitirNota recusada quase sempre é um dado que faltou. Em Configurações › Financeiro › Impostos, o VOS lista o que falta para emitir de verdade; o Tipo de negócio preenche o CFOP e o CSOSN (confirme com o contador). Com a lista limpa, ative a emissão real uma vez. Daí em diante, a própria nota avisa antes: na Nova nota, o VOS mostra o que daria recusa (endereço do cliente, NCM do produto) e Completar dados preenche sem sair da tela; Salvar e Verificar grava no cadastro e libera.Como conectar o banco ao VOS para o extrato chegar sozinho (Open Finance)Conecte o banco uma vez pelo Open Finance, autorize no app do banco e o extrato, o saldo e as faturas do cartão passam a chegar sozinhos no VOS, prontos para a Conciliação. A senha fica com o banco.Como o VOS acha as despesas fixas no extrato e acompanha a fatura do cartãoCom o banco conectado pelo Open Finance, o VOS acha no extrato os pagamentos que se repetem todo mês e sugere transformar cada um em conta fixa no Contas a pagar. Também mostra o usado, o limite e o disponível do cartão da empresa e lança a fatura fechada como conta a pagar.Como ver o CDB, o fundo e a poupança da empresa no VOSNo seletor Investimentos de Saldos, veja o total investido, cada aplicação com o valor aplicado, o rendimento e a data da posição, e a divisão por banco e por tipo, tudo vindo do banco conectado.Como o Zé concilia o extrato sozinho e como desfazer uma conciliação deleQuando tem certeza, o Zé concilia sozinho as transações do banco. Em Ver as do Zé você confere cada uma com a certeza e o porquê, desfaz a que discordar (ou todas as de hoje) e, em Configurações, escolhe a certeza mínima ou desliga.Como fechar o mês: classificar o que falta e travar o período para o contadorNo recorte Sem conta do plano do Extrato, aceite as sugestões e classifique o resto; depois, Fechar o mês mostra o que ainda está solto e trava o período para o contador. Para lançar algo atrasado, reabra com o motivo.Como ver quem está devendo, renegociar a dívida em parcelas ou baixar como perdaNa aba Inadimplência de Contas a receber, veja quem deve e há quanto tempo, em faixas. Nas ações de cada cliente, Cobrar agora manda a cobrança com o Pix e Renegociar troca as faturas vencidas por parcelas novas; na fatura, Baixar como perda tira do a receber o que não vai mais entrar.Como lançar uma conta parcelada e pagar o fornecedor pelo Pix ou pelo código de barrasEm Nova despesa, escolha a Condição em parcelas e confira a data e o valor de cada uma: viram contas separadas, uma por mês. Na hora de pagar, a ficha mostra o Pix do fornecedor para copiar, e o Pagar aceita a linha digitável do boleto.Como comprar do fornecedor: pedido de compra, entrada no estoque e conta a pagarPeça ao fornecedor e dê entrada quando a mercadoria chegar: o estoque sobe com o custo real, frete incluído, e a conta a pagar nasce sozinha.Como importar a nota do fornecedor e dar entrada no estoque sem digitar (XML, PDF ou SEFAZ)Em Nova compra › Com nota, o VOS busca na SEFAZ as notas emitidas contra o seu CNPJ, ou você envia o XML ou o PDF. Fornecedor, itens, custo e duplicatas saem da nota; ela se liga ao pedido de compra aberto, o item novo vira produto e as contas a pagar nascem pelas duplicatas.Como ver o que você deve e já pagou a cada fornecedor (ficha do fornecedor)Em Contatos, no recorte Fornecedores, cadastre o fornecedor só com o nome e, se quiser, a chave Pix, o banco e a conta do plano. A ficha mostra quanto você ainda deve e quanto já pagou no ano, as contas, compras, notas e contratos, e o Como pagar com o Pix para copiar.Como ver quanto pagar a cada pessoa no mês (salário, comissão, descontos) e dar um valeNa aba Folha de pagamento de Contas a pagar, cada linha é uma pessoa: salário, comissão, total, descontos, líquido, encargos, vencimento e status. Nas ações da linha, Pagar adiantado registra o vale, baixa parte da folha e, com a conta de saída, já entra no extrato.Como colocar INSS, FGTS, vale-transporte e plano de saúde na folhaCadastre as regras da folha (descontos do colaborador, encargos da empresa e benefícios) a partir de um modelo pronto. O percentual é o que a sua contabilidade passar, e a guia vira conta a pagar.Como montar a comissão por venda, por pagamento ou por OS (plano de comissão)Em Configurações › Financeiro › Comissões, crie o plano, adicione a regra (quando a comissão nasce, quem recebe, sobre o quê e quanto) e publique. Daí em diante, cada acontecimento, como um pagamento recebido, gera a comissão de quem vendeu.Como ver a comissão de cada vendedor, aprovar e pagarEm Contas a pagar › Folha de pagamento, cada pessoa tem uma linha com salário, comissão e total. Ver a conta mostra os lançamentos de comissão e a ficha de cada um explica o valor. Em Comissões, no estado Confirmado, marque todas e aprove: a comissão sai junto com o salário, no Pagamento da pessoa.Como emitir a nota só quando o pedido é entregue e mandar a nota pelo WhatsAppEm Configurações › Financeiro › Impostos, Quando emitir a nota escolhe se a nota do pedido sai quando ele é pago, quando é entregue ou só quando você mandar. Com a nota emitida, a ficha dela tem Enviar por WhatsApp e Enviar por e-mail, com o link da nota, a DANFE e o XML.Como escolher em cada venda se sai nota fiscal (e quais itens entram na nota)Na Nova venda, em Entrega e pagamento, Emitir nota fiscal vem como a empresa configurou; desmarcado, o pedido não gera nota sozinho. A Nova OS, o PDV e o CRM fazem a mesma pergunta. No Estoque, Gera nota fiscal desligado tira o item da nota. O cupom fiscal só sai no dia da venda; para outro dia, use a NF-e.Como fazer o extrato já vir classificado (conta de luz, assinaturas)Crie uma regra de se e então: se a saída tem energia ou luz na descrição, vai para a conta Energia elétrica, no centro de custo e com a contraparte certa. Teste nos últimos 90 dias antes de criar.Como aprovar antes de pagar qualquer conta da empresaEm Configurações › Financeiro › Contas a pagar, ligue Exigir autorização antes de pagar: toda conta fica em A autorizar até alguém liberar. Em Contas a pagar, numa despesa nova, o Pagar do menu fica apagado; quem pode aprovar clica em Autorizar, e aí a conta pode ser paga.Como cadastrar a conta do banco, o caixa da loja e o saldo que você já tinhaEm Configurações › Financeiro › Bancos e contas, cada linha é um lugar onde o dinheiro fica (banco, caixa da loja, Mercado Pago), com o tipo e o saldo. Conectar banco traz o extrato pelo Open Finance; Nova conta manual pede só o tipo e o nome, e o Saldo de hoje é de onde o extrato parte. Arquivar tira a conta das escolhas sem apagar o histórico, e Transferir passa dinheiro entre contas sem virar receita nem despesa.Como separar os gastos por categoria (luz, aluguel) e por setor da empresaEm Configurações › Financeiro › Plano de contas ficam as gavetas do dinheiro (receitas e despesas, por grupo, com quantos lançamentos caíram em cada uma). Nova conta pede só o nome e a natureza (ex.: Energia elétrica, despesa); Quem cai em cada conta decide para onde vão vendas, juros, multas, descontos e taxas. Os centros de custo respondem qual área gastou: um para cada área (Comercial, Operação, Administrativo).Como colocar a chave Pix, parcelar em 30/60/90 e escolher as formas de pagamentoEm Configurações › Financeiro › Pagamentos, o Pix direto usa a sua chave (Ativar: tipo, chave, nome e cidade) e o QR sai na cobrança; os provedores de cartão e boleto se ligam em Integrar. Em Formas e condições de pagamento, as formas de sistema já vêm prontas (conta onde cai, quando e a taxa) e Nova forma cria outra; as condições dizem em quantas parcelas e quando vence cada uma, e aparecem no pedido, na OS e na nota.Como cobrar sozinho quem atrasou o pagamento, sem mandar mensagem um por umEm Configurações › Financeiro › aba Cobrança fica a régua: cada passo é um aviso, de 5 dias antes até 30 depois do vencimento, por WhatsApp ou e-mail, com o texto pronto (nome do cliente, valor e Pix). Vem com três passos sugeridos e aceita até 10. Juros e multa dizem o que o VOS sugere na fatura vencida, e Cliente com atraso avisa (ou bloqueia a venda a prazo) no Novo pedido. Ligue Mandar os avisos da régua e clique em Salvar: venceu, o cliente é avisado; pagou, a régua para.Como mandar a cobrança com Pix pelo WhatsApp ou e-mail para o clienteEm Contas a receber, nas ações da linha da fatura, Enviar cobrança: escolha WhatsApp ou E-mail (o VOS mostra para quem vai), confira a mensagem já escrita e marque em Vai junto o que segue com ela, como o Pix copia e cola e o link de pagamento. Só o link? Gerar link de cobrança cria a página de pagamento ligada à fatura: pagou por ela, a baixa sai sozinha.Como cobrar a mensalidade todo mês de cada aluno, cliente ou veículoEm Assinaturas, Nova assinatura: o cliente, a assinatura que vem do Estoque (item com modelo de cobrança Assinatura), o valor e o ciclo que vêm do item e a data da Primeira cobrança. Criar assinatura registra a venda e põe os próximos 12 meses em Contas a receber; o cliente aparece na lista como Ativa, com o ciclo e a próxima cobrança.Como parcelar uma venda ou tratamento, com entrada, e transformar o orçamento em plano de pagamentoEm Pedidos › Nova venda, depois do cliente e dos itens, Entrega e pagamento define a forma e em quantas vezes (ex.: boleto em 2x) e, em Mais opções, a entrada (ex.: R$ 1.000 no Pix hoje). O saldo se divide nas parcelas; o Resumo mostra cada cobrança com a data, e Criar pedido lança a entrada e as parcelas no Contas a receber. Vindo de orçamento, Aprovar › Pedido cria o pedido com os itens aceitos.Como cancelar, pausar ou parar a cobrança da mensalidade de um clienteEm Assinaturas, os três pontinhos da linha trazem Editar, Pausar e Desativar. Pausar faz nenhuma fatura nova nascer (as que já saíram continuam valendo), com retomada automática numa data ou até você retomar. Desativar deixa a assinatura como Desativada e tira do Contas a receber as faturas a vencer; o mês que o cliente ainda deve continua cobrável e o que já foi pago fica no histórico.Como cobrar juros e multa de quem pagou atrasado ou dar descontoOs juros e a multa padrão da empresa ficam em Configurações › Financeiro › Cobrança (ex.: 1% ao mês e 2% de multa). Na hora de dar baixa, em Contas a receber › Receber, abra Encargos e digite os juros, a multa ou o desconto: eles somam ou tiram do valor recebido, a fatura fica quitada pelo valor dela e os encargos aparecem nas colunas Juros e multa e Desconto.Como saber quanto lucrei em cada serviço e em cada vendaLance o material e a mão de obra na OS com Alocar custo e veja na hora o valor, o custo e a margem. Para venda de produto, o relatório CMV e margem traz o custo e o lucro de cada venda do período.Como emitir a nota de serviço das mensalidades e de cada atendimento sem digitar uma por umaEm Configurações › Financeiro › Impostos, confira a Inscrição municipal, escolha em Quando emitir a nota (ex.: Quando o pedido é pago), marque Emitir automaticamente e salve. A OS com Emitir nota fiscal do serviço manda a nota para a fila ao ser concluída, e a assinatura vendida com Emitir nota fiscal gera uma nota a cada cobrança. A que ficou de fora sai em Notas fiscais › Emitir › De uma venda; em Aprovadas, marque as notas e Enviar ao cliente manda de uma vez.
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