Uma automação é uma frase: quando X, faça Y
Todo fluxo do VOS tem a mesma anatomia, e ela cabe em uma frase. O gatilho é o "quando": entrou um lead, venceu uma fatura, o pedido mudou de etapa. Os passos são o "faça": mandar mensagem, esperar, criar tarefa, avisar alguém, decidir entre dois caminhos.
O gatilho é a parte que mais se erra. Ele precisa ser um evento, algo que acontece em um instante, e não um estado. "Cliente está devendo" é estado; "fatura venceu" é evento. Fluxo com gatilho de estado ou não dispara, ou dispara toda hora.
Os tipos de passo, e o que cada um resolve
- Mensagem: fala com o cliente pelo canal que você escolher, com botões de resposta opcionais.
- Espera: dá tempo ao cliente. Sem ela, o fluxo inteiro acontece no mesmo segundo.
- Condição: separa caminhos por regra (valor, etapa, resposta).
- Ação no sistema: cria tarefa, muda etapa, marca tag, abre pedido.
- Notificar: avisa você ou o time, sem falar com o cliente.
- IA: classifica, responde ou escolhe o próximo passo.
A espera é o passo mais subestimado. Mensagem, espera de um dia e só então a cobrança: é isso que separa uma automação de um disparo chato.
Verificar antes de ativar
Antes de ligar, o VOS verifica o fluxo de ponta a ponta e avisa o que não vai funcionar como desenhado. Nem todo aviso trava: alguns dizem "isto não decepciona o cliente, mas você pode fazer melhor". Ler o aviso é mais barato que descobrir pelo cliente.
E se você preferir descrever em vez de montar, a barra do Zé aceita o pedido em português: "espera um dia e depois cria uma tarefa para o vendedor ligar". Ele propõe os passos, você aceita ou descarta.
Por onde começar
- Escolha um trabalho repetitivo que você faz hoje na mão (cobrar, confirmar, dar boas-vindas).
- Descreva em uma frase: quando acontece e o que deve ser feito.
- Monte com dois ou três passos. Fluxo grande demais é difícil de depurar.
- Ative e acompanhe as primeiras execuções antes de escalar.
Possíveis erros
- “Não aparece o botão Novo fluxo”: Só quem gerencia automações vê o botão. Peça a quem administra a empresa para liberar o acesso.
- “Nome da automação é obrigatório.”: Dê um nome ao fluxo (ex.: Boas-vindas ao novo lead) e clique em Criar.
- “Nenhum número conectado · Conecte um número de WhatsApp para escolher por onde a automação envia.”: Clique em Conectar canal no próprio painel do bloco e conecte o número da empresa.
- “O bloco de início está sem gatilho. Escolha um para ativar o fluxo.”: Clique em Escolher o gatilho no primeiro bloco, escolha o evento (ex.: Leads, Lead criado) e clique em Pronto.
- “A variável {{…}} não existe: o motor vai entregar vazio no lugar. Confira o nome no seletor de variáveis.”: Corrija o nome entre chaves (ex.: {{lead.nome}}) usando o seletor de variáveis do bloco, em vez de digitar à mão.
- “1 bloco está solto (sem ligação com o início) e nunca roda: (nome do bloco).”: Clique em Pedir para o Zé arrumar, ou apague o bloco solto e crie de novo pelo + do passo anterior.
- “Se você ligar este fluxo a um canal de WhatsApp, 1 bloco deixa de rodar como você desenhou: (nome do bloco). No CRM ele funciona normalmente.”: É só um aviso, não trava. Se o fluxo não for ligado a um número de WhatsApp, clique em Ativar mesmo assim.
- “Seu plano chegou ao limite de automações ativas: N de N. Mude de plano ou fale com o suporte para aumentar.”: Pause um fluxo que não usa mais ou mude de plano. Esta cota não tem pacote avulso.