Orçamentos e OS
Como fazer um orçamento e mandar em PDF ou link para o cliente aprovarEscolha o cliente e os itens e mande o link: o cliente aprova com um clique e o orçamento vira pedido ou OS.Como abrir uma ordem de serviço e passar para o técnicoEm Ordens de Serviço › Nova OS: o cliente, o serviço (vem com o preço pronto; se não existir, digite que o VOS cria), o local (endereço da visita ou Interno), o dia e o horário na agenda e quem executa (uma equipe ou uma pessoa). A pessoa marcada vira a responsável e a OS entra na agenda dela; o pagamento se combina depois. A OS nasce na lista com número, status e executor.Como cobrar o sinal e o restante da ordem de serviço, do orçamento aprovado até a entregaNo orçamento, Aprovar › Ordem de serviço, com o dia, o horário e o executor (por Pessoa, para ter responsável): o orçamento vira Ganho e a OS nasce com os itens e o valor aprovados. No card Pagamento, Adiantamento lança o sinal (vira fatura própria, paga). Item a mais entra por Adicionar itens e o valor sobe; Concluir OS pede a assinatura do cliente, e o saldo, já sem o sinal, se recebe em Marcar pago.Como arquivar sem apagar, e o que muda quando um orçamento, pedido ou OS está arquivadoNo menu da linha, Arquivar tira o orçamento da lista e do Kanban sem apagar; o link do cliente para de aceitar aprovação. Arquivado é só consulta (o PDF continua) e fica no recorte Arquivados; Desarquivar devolve como estava. Pedido e OS seguem a mesma regra; o pedido arquivado ainda recebe pagamento.Como marcar uma OS que leva dois ou mais dias, com o horário de cada diaNa Nova OS, a etapa Agenda tem Dias e horários: cada período com a sua data, início e fim, e Adicionar período para o dia seguinte. Fim antes do início vira Termina no dia seguinte. Na Agenda, a OS aparece em um bloco por período, e o intervalo fica livre.Como escolher o modelo de ordem de serviço do seu ramo (clínica, agência, consultoria e outros)Em Configurações › Operações › Ordens de serviço, Trocar modelo abre a galeria de ramos (assistência técnica, clínica, agência, consultoria e outros). O modelo muda o nome das etapas, os campos da ficha, o card do quadro e o nome de quem executa; tudo continua editável.Como mudar o número do pedido, da OS e do orçamentoEm Configurações › Operações › aba Numeração, cada documento (pedido, OS, orçamento, negócio e outros) tem a sua sequência; fechado, o bloco mostra o próximo número. Abra o documento e ajuste o prefixo, os dígitos (3 a 6) e o sufixo; o Próximo mostra como vai sair antes de salvar. Salvar muda só os próximos: nada do que já saiu é renumerado.Como montar uma equipe de técnicos e mandar a OS para a equipe todaJunte os técnicos que trabalham juntos numa equipe, com nome e cor. Na próxima OS é só escolher a equipe, e ela aparece também na Agenda.Como ver em que etapa está cada serviço: na oficina, aguardando peça ou pronto para entregarEm Configurações › Operações › Ordens de serviço: o modelo da OS (Genérico ou um pronto do seu ramo em Trocar modelo), as etapas com o nome da sua rotina (Como você chama) e a chave que tira do trilho a etapa que você não usa (a última fica sempre). Em Pipeline, as colunas do quadro: Nova coluna (ex.: Aguardando peças) com a etapa de verdade embaixo. Salvar e Aplicar: a próxima OS já nasce assim.Como criar um checklist que já vem pronto em toda OS, pedido, orçamento ou negócioEm Configurações › Checklists, um modelo é a lista de passos que a equipe faz sempre. Criar › Do zero escolhe onde ele vale (negócio, orçamento, pedido ou ordem de serviço), o nome e os itens, um por linha; o Gatilho diz quando a lista entra (na criação ou quando chega a uma etapa). Salvo, toda OS nova já nasce com a lista, e quem executa vai marcando cada item.Como o técnico conclui o serviço pelo celular, com fotos e assinatura do clienteNa tela Em campo, o técnico vê só as ordens dele. Abre a OS, clica em Iniciar (a OS entra em execução), marca o Checklist, envia a foto do serviço pronto em Fotos e anexos e, em Concluir OS, colhe a assinatura do cliente na tela. Nos três pontinhos, Enviar relatório junta fotos, checklist e assinatura e manda ao cliente por WhatsApp ou e-mail.Como ver os orçamentos parados, quem abriu e quem não respondeuEm Orçamentos, as etapas separam Enviado (o cliente recebeu e ainda não abriu o link) de Aguardando resposta (abriu e não decidiu: ligue primeiro para esses). A coluna Validade mostra quantos dias faltam (ou expirada). No Kanban, a mesma fila vira colunas com o valor parado em cada etapa; abrindo o orçamento, dá para chamar o cliente na conversa.Como alugar ou emprestar barril, botijão ou equipamento com caução e saber quem ainda não devolveuEm Configurações › Operações › Ordens de serviço, Trocar modelo › Locação: as etapas viram Reservado, Separado, Em uso, Devolvido e Conferido. Cada empréstimo é uma OS: no bloco Equipamento locado, o item, o patrimônio, a devolução prevista e a caução (o item vai em Equipamento, não como produto). Entregou, a OS passa para Em uso, e no Kanban essa coluna mostra o que ainda está com os clientes.Como registrar a troca ou a garantia quando o cliente volta reclamando do produto ou do serviçoEm Configurações › Operações › Ordens de serviço, Trocar modelo › Garantia: as etapas viram Solicitada, Em análise, Decisão, Troca ou reparo e Encerrada. Cada reclamação é uma OS do cliente: no bloco Garantia, o produto, a data da compra e até quando vai a garantia; em Fotos e anexos, a foto do defeito e a nota da compra; e a Decisão (Reparo, Troca ou Fora da garantia), com o Histórico do que foi feito e por quem.
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