Um calendário só, porque o dia é um só
Visita técnica, reunião comercial e serviço agendado disputam as mesmas horas da mesma equipe. Separá-los em calendários diferentes cria conflito invisível: dois compromissos às 14h que ninguém vê juntos. No VOS, tudo que ocupa tempo de alguém vive na Agenda.
O tipo do evento não muda o comportamento: ele dá a cor. É o que permite bater o olho na semana e entender a carga sem ler nenhum título.
O lembrete é o que reduz falta
Cliente não falta por má vontade; falta porque esqueceu. Ligado o lembrete, o VOS avisa sozinho por WhatsApp ou e-mail, no tempo que você escolher. O aviso sai do mesmo número que já conversa com ele, então não parece robô de terceiro.
Marque o compromisso com o título que você vai ler correndo, entre um cliente e outro. "Visita técnica · Óticas Clareza" resolve; "Reunião" não.
Como funciona por baixo
- Evento com cliente vinculado aparece na ficha dele, com histórico.
- Ordem de serviço com responsável entra na agenda da pessoa automaticamente.
- O lembrete é um disparo agendado: cancelar o evento cancela o aviso.
Seu caso é…?
- Cada profissional com a sua agenda → Como ver a agenda da semana e de cada profissional, ligada ao Google Agenda: o horário de cada um fica em Configurações › Empresa › Agenda › Horário por usuário
- Folga, férias ou feriado → Como bloquear a agenda em um dia ou horário para ninguém marcar: folga, férias e feriado: Feriados e folgas › Adicionar
- O cliente marca sozinho pelo WhatsApp → Como a IA marca, remarca e cancela horário pelo WhatsApp
Possíveis erros
- “Informe o título”: Preencha o Título do evento antes de clicar em Criar evento.
- “O fim precisa ser depois do início”: Confira a data e a hora de fim: elas precisam vir depois do início.
- “Marcar mesmo assim? · Já tem compromisso nesse horário: 14:00 (título).”: Já existe um compromisso nessa hora. Troque o horário ou clique em Marcar mesmo assim.
- “Marcar mesmo assim? · Fora do horário: (dia) é (horário de funcionamento).”: O horário escolhido fica fora do expediente da empresa. Troque a hora ou clique em Marcar mesmo assim.
- “WhatsApp ainda não conectado. Os lembretes por WhatsApp ficam pausados até conectar o número da empresa em Atendimento. Os de e-mail seguem normais.”: Conecte o número da empresa pelo link Atendimento do próprio aviso. Até lá, o lembrete sai só por e-mail.
- “Sem contato no cadastro: (nome)”: O participante não tem WhatsApp nem e-mail na ficha. Complete o cadastro em Contatos, abra o evento, clique em Editar e use Enviar Lembrete Agora.
- “Nenhum envio automático: só pelo botão manual.”: O lembrete está ligado, mas sem nenhum momento de envio. Escolha pelo menos um em Momento que será enviado o lembrete.
- “Não aparece o botão Novo evento”: Só quem pode criar atividades vê o botão. Peça a quem administra a empresa para liberar o acesso.